Beheren medewerkers

Via beheren medewerkers maak je de medewerker aan en stel je in hoeveel verlof men krijgt per jaar. Ook regel je hier wie verlof goedkeurt.


Let op
Na het aanmaken van medewerkers moeten deze nog wel worden gekoppeld aan de module verlofregistratie. Dat doe je bij Instellingen >> Licentie (meer info op pagina medewerkers koppelen aan Verlof module)

Nieuwe medewerker toevoegen

  • Ga naar Verlofregistratie >> Beheer >> Medewerkers
  • Druk op de knop >> Nieuw om een nieuwe medewerker toe te voegen aan de online verlofregistratie
    Nieuwe medewerker toevoegen
  • Vervolgens verschijnt een scherm met daarin een aantal velden en tabbladen

Verschillende tabbladen

Medewerkersgegevens zijn verdeeld in een aantal tabbladen

Tabblad: Algemeen

De meeste velden spreken voor zich, maar de volledigheid zullen we waar nodig deze toelichten.

Emailadres
Met dit emailadres logt de gebruiker in. Ook voor het resetten van een wachtwoord zal dit mailadres worden gebruikt in de online verlofregistratie.

Aanhef
Geef hier aan hoe deze medewerker dient te worden aangesproken. Dit veld wordt gebruikt in de mailtjes die door de verlofregistratie software worden verstuurd.
Bijvoorbeeld:

  • Geachte heer Jansen
  • Beste Trudy

Let op: zet er geen komma achter, want die wordt in de verschillende mailtjes er vanzelf achter gezet.

Code
Geef hier de code in waarmee deze medewerker bekend staat in andere systemen, zoals bijvoorbeeld een salarisadministratie.

Nieuw wachtwoord
Zet hier een vinkje als je wil dat de werknemer de mail ontvangt om een nieuw wachtwoord in te stellen. Maar meestal gebruikt een medewerker daarvoor wachtwoord vergeten in het inlogscherm.

Niet actief
Wanneer dit veld staat aangekruist kan deze medewerker niet meer inloggen en worden er geen gegevens van deze medewerker getoond op schermen en/of overzichten. Een medewerker die niet actief staat telt ook niet mee in de licentie.

Extern
Met dit veld kun je aangeven dat dit en externe medewerker betreft. Dit veld is toegevoegd om ervoor te zorgen dat deze medewerkers bijvoorbeeld wel op een vakantieplanner worden getoond, maar niet naar de lijst voor de salarissen worden opgegeven.

Werkweek
Bij het aanmaken van de medewerker worden deze velden al gevuld met de standaard die is vastgelegd bij de bedrijfsgegevens. Controleer deze en wijzig deze eventueel naar de uren per dag voor deze medewerker.

Gemiddeld
Verlof wordt in de software weergegeven in uren. Om voor een medewerker te tonen hoeveel dagen dat nog zijn, worden deze uren gedeeld door de uren per dag.

Tabblad verlof

Op het tabblad verlof wordt vastgelegd hoeveel uren een werknemer per jaar vrij heeft.

Tabblad Autorisatie

Op het tabblad autorisatie staat ingesteld welke rol een medewerker heeft. Hierbij kan iemand aan meerdere rollen zijn gekoppeld.